怎么样进行邮件合并 应该怎么做?

来源:互联网
责任编辑:李佳
 综合 
字体:

在本文中:准备在MS Office中进行邮件合并在OpenOffice.org上进行邮件合并

邮件合并是一种常用的办公功能,能够使发送给多人的同一封邮件各不相同。包括信封、标签、套用信函、邮件、传真及有编码的打折券在内的各种文档,都可以利用邮件合并功能来批量制作。下文将为你详细介绍邮件合并功能的使用方法。

1准备

以Do a Mail Merge Step 1为标题的图片

1建立数据文件。这个文件可以是表格文件、数据库文件,甚至可以是具有一定格式的文本文件。其中表格文件是最常用的,本指南将以表格文件为例。

数据文件中应包含所有的变化信息。例如,如果你创建的是套用信函,那么数据文件中就应该包含所有收信人的姓名及地址。

同一组信息要填在同一行上的单元格里,这样,同一种类的信息(姓、名、称谓等)就会出现在同一列上了。

给每一列都起一个合理的名称。邮件合并是按列来读取数据的,而每一列的第一项则被默认为是这一列信息的总称,所以要给每一列信息起一个合理的名称。

例如,名字这一列就可以叫做“名字”,这一列下面就全部是名字。这样,当软件询问你要在信中插入哪一部分数据时,就会出现“名字”这一选项,这就一目了然了。

Microsoft Outlook用户可以将Outlook中的地址簿用作数据文件。

以Do a Mail Merge Step 2为标题的图片

2保存数据文件。把文件保存在容易找到的地方,起一个容易记忆的文件名。

以Do a Mail Merge Step 3为标题的图片

3创建主文档。主文档就是保存主要信息的文档。例如,如果你要写一封套用信函,那么主文档就是一封信函。其中,凡是有变动的信息(如姓名)都要暂时留空。

2在MS Office中进行邮件合并

以Do a Mail Merge Step 4为标题的图片

1打开邮件合并任务窗格。在主文档中,点击打开邮件合并任务窗格。如果没找到,就打开工具菜单,在列表中选择邮件合并。

以Do a Mail Merge Step 5为标题的图片

2完成邮件合并向导。Office中的邮件合并是分步骤进行的,这样能准确、清晰地引导用户完成邮件合并。

首先选择文档类型。点击最切合的文档类型,然后点击下一步。

选择“开始文档”(即主文档)。如果你每一步都操作正确的话,这时应该能够看到“使用当前文档”的选项,单击该选择。然后点击下一步。

以Do a Mail Merge Step 6为标题的图片

3选择要合并的文件。这就是你之前创建的数据文件,选择合适的单选按钮,点击下一步查找数据文件,然后将其与主文档连接起来。

如果你想用Outlook地址簿的话,就点击那个选项。

以Do a Mail Merge Step 7为标题的图片

4选择要使用的数据。Office允许选择或取消选择整行数据,这样你就能在数据文件中自由选择想要与主文档合并的信息,当信息繁多的时候,数据文件带来的便捷就能进一步体现出来。选择完成后,点击下一步。

数据可通过每一列的名称来筛选。信息繁多的时候,通过名称筛选就会显得尤其快捷。

以Do a Mail Merge Step 8为标题的图片

5插入数据域。点击下一步后,程序会要求你创建数据文件(如果你还没有创建的话),同时提供一系列将数据从数据文件中插入到主文档中的选项。

用鼠标选中数据域,单击相应的按钮,插入数据。

与编辑普通信函或数字一样,按Delete键可删除错位或重复的数据。

预设选项根据你所选的文档类型不同也会稍有差异。Office会尽可能根据你所提供的数据插入正确的信息。例如,如果你在书写一封套用商务信函,那么你就会看到插入地址块的选项,其中包括了收信人的姓名及地址,分成几行整齐排列。

有些预设选项会弹出新窗口,要求你输入相应的信息,这些步骤也十分简单易懂。

如果你选择的预设选项没有找到相符的信息,那么你可以点击“匹配字段”,告诉程序哪一个名称应该与该标准名称相匹配。例如,你可以将数据文件中的“名字”一栏与地址块中的“名”相匹配。

要选择自己创建的数据域,就可以点击“其他选项”。这时你就能看到你起的每一栏的名称了。

以Do a Mail Merge Step 9为标题的图片

6预览信函。邮件合并不会在主文档中显示出你选择的数据域的具体数据,而要等打印出来的时候才能看到。不过,Office也提供了预览功能,通过该功能,你就能检查相关信息是否插入正确。确认无误后,就可以进行下一步了。

以Do a Mail Merge Step 10为标题的图片

7完成合并。邮件合并的最后一步会告诉你,合并已经完成,可以开始打印了。每打印一份文档,该文档的那组信息就会出现在屏幕上,程序会自动打完所有的信息。

如果你想单独编辑某一封信函,就可以单击“编辑单个信函”。

3在OpenOffice.org上进行邮件合并

以Do a Mail Merge Step 11为标题的图片

1创建数据库。OpenOffice.org上做邮件合并,数据库文件是必须的。不过,你仍然可以先在表格文件中创建数据。

在主文档中,打开文件菜单,选择创建新数据库文件。

在弹出的对话框中,选择“连接到现有数据库”。在下拉菜单中,选择“表格”,然后点击下一步。

在下一界面中,你要将要使用的表格文件导入OpenOffice.org。这一步中,在文件地址下面有一个设置密码保护数据库的复选框,你可以根据需求决定要不要勾选。然后点击下一步。

这一界面中,你要选择是否注册数据库以便今后使用,及是否现在打开数据库进行编辑。(如果你已经创建了表格文件的话,这一步就可以不用做。)点击完成来保存数据库。

数据库文件名要方便记忆。

以Do a Mail Merge Step 12为标题的图片

2插入数据域。现在,OpenOffice.org已经能够识别你导入的数据库了,接下来就要利用该数据库进行邮件合并。

在插入菜单中,选择“域”,然后在子菜单中选择“其他”。也可以按快捷键Ctrl+F2。

在弹出的对话框中,点击“数据库”选项卡。

点击窗口右下角的“浏览”找到刚才创建的数据库文件。

选择好数据库文件后,该文件就会出现在窗口右侧名为“数据库集”的列表中。

在窗口左侧的“类型”列表中,选择“合并域”。

点击数据库后面的“+”号,下面就会出现表格文件;再点击表格文件后面的“+”号,就会展开表格文件中的数据域名称。

单击要插入的数据域名称,在主文档中插入数据。

记住插入之前要先用鼠标选中数据域,否则就要通过复制粘贴来将数据移动到正确的位置了。

正如在Office中一样,主文档上的数据域信息也是用文字数字式字符来表示的。空格键移动数据,Delete键删除数据。

以Do a Mail Merge Step 13为标题的图片

3完成合并。检查所有数据域的位置是否正确。确认无误后,就可以打印主文档了。网站会根据你输入的信息一组一组按顺序打印。

小提示

文字处理软件中一般都会有用来创建主文档的模板。

数据域要分得越细越好。例如,一封信函中可能会包含称谓(先生/女士/小姐)、名与姓氏,这样你就要创建三个数据域,每一类数据都要分别放在单独的一栏中。

根据您访问的内容,您可能还对以下内容感兴趣,希望对您有帮助:

利用表格作为数据源进行邮件合并要怎样操作?

答:如何使用邮件合并?以制作成绩条为例,它的操作步骤是(EXCEL2003和WORD2003版): 1、在EXCEL中创建数据源。如图: 2、打开WORD,点击“工具”菜单、“信函与邮件”、“显示邮件合并工具栏”。 3、在“邮件合并工具栏”上点“打开数据源”按钮,选择已创...

如何使用WORD的”邮件合并“功能批量完成家

答:首先要有一份Word同学录,即需要进行邮件合并的对象。 再在贺卡的文档中,将光标移动到需要合并的位置,点击“邮件”。 再点击“开始邮件合并”,选择“信函”(此处选择信函,其他视情况而定)。 接着点击“选择收件人”-“使用现有列表”。 在弹出的窗口中...

邮件合并中怎样显示百分比?

答:用邮件合并做一些数据。但是从EXCEl合并到WORD中之后,百分比显示为小数。在网上查找之后得到解决。编辑域之后,在添加一个新的嵌套,添加上 *100 \# 0.0% 。注意编辑完之后要点击一下更新域 { = { MERGEFIELD "百分字段" } *100 \# 0.0% } { =...

怎样运用Excel中的邮件合并功能?

答:EXCEL中没有邮件合并功能,但WORD中,可以通过把EXCEL表做为数据源的方法实现邮件合并功能。具体方法: 一、已知数据表,需要把其制作成卡片: 二、新建WORD文档,做好卡片样式,然后,邮件->开始邮件合并,把当前WORD文件,作为“普通WORD文档”...

请问word和excel中的邮件合并怎样做??

答:1、先建立excel表格,第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行。 2、然后打开word,输入相应内容,然后单击邮件合并→下一步→选取收件人→浏览→找到之前建立的excel文件→确定→下一步撰写信函→把光标定位到要插入excel内容的地方→其他项目→选中姓...

WORD2003怎样进行邮件合并操作

答:方法/步骤 1 首先我们要准备好2个文件:一个是你要引用的“数据源”文件(当然,名称你可以自己定义);另一个是你的主要内容文件。小编这里准备的是2个Word文件,如图所示。 2 打开主文档文件,依次单击“工具”--“信函与邮件”--“邮件合并…”。 3 在...

word中的邮件合并功能怎样做的?

答:1、首先在EXCEL里做出以”购书人姓名、书号、书名、单价、编号”为行标题的工作表,下面输入具体内容(假定5行),保存,关闭。 2、在排版好的WORD文档里,工具-信函与邮件-旬邮件合并’和‘显示邮件合并工具栏’-信函-下一步-使用当前模板-下一步选取...

word2003中如何具体使用邮件合并功能

答:1、在Excel中建立数据表。第1行数据为名称,如“姓名”、“性别”等,从第2行开始输入数据,保存后退出。 2、打开word2003。点“工具”——“信函与邮件”——“显示邮件合并工具栏”,点工具栏左边的“打开数据源”,找到你刚才保存的Excel文件,选择有数据的工...

word进行邮件合并后,怎样插入页码?

答:1.在桌面新建一个xlsx的excel文件,点击打开,在该文件中根据如下图所示输入这些内容信息。 2.点击保存后关闭该文件,然后再点击右键,新建一个word文档,点击打开该文档,使用“插入”中的“绘制表格”功能,插入如下的三行两竖的表格。 3.根据要求...

word邮件合并excel数据填充如何做?

答:使用邮件合并,首先把清单计价模式改成一维表,即第一行为标题,第二行以后都为内容 然后在word里邮件合并,源选择为这个excel文件,把“审计记录”这个域插入到文件中。以后每次excel修改后,打开word,合并为一个新文件,再把分页符删除就可以了...


www.book1234.com true http://www.book1234.com/10/4336/108714.html report 40440 怎么样进行邮件合并应该怎么做?,在本文中:准备在MSOffice中进行邮件合并在OpenOffice.org上进行邮件合并邮件合并是一种常用的办公功能,能够使发送给多人的同一封邮件各不相同。包括信封、标签、套用信函、邮件、传真及有编码的打折券在内的各种文档,都可以利用邮件合并功能来...
娱乐时尚
科技资讯
历史文化
真视界
旅游美食
精彩图文
我爱我车
母婴健康
关于本站 | 广告服务 | 手机版 | 商务合作 | 免责申明 | 招聘信息 | 联系我们
Copyright © 2004-2018 book1234.com All Rights Reserved. 布客网 版权所有
京ICP备10044368号-1 京公网安备11010802011102号
教育考试: 学历财经建筑 医药公考资格外语电脑作文招聘中小学留学 文档 移民 文库专栏23问答中心z资讯z资讯1资讯涨资讯涨资讯1资讯问答图书馆知识IT编程数码信息解决方案信息中心IT科技问答新闻中心软件教室设计大全网络相关英语学习开发编程考试中心参考范文管理文库营销中心站长之家IT信息中心商学院数码大全硬件DIY企业服务网吧在线百科硬件知识手机平板汽车游戏家电精彩摄影现代家居IT女人经验健康养生猎奇创业攻略教育学习历史时尚潮流最近更新涨知识